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IFMA España define el Facility Management como: “un modelo de gestión de los recursos inmobiliarios de las empresas que tiene como objetivo la adecuación permanente de éstos a la organización y equipo humano de las compañías al menor coste posible, mediante la integración de todas las responsabilidades de gestión sobre dichos recursos en la figura del Facility Manager.”

Mediante este sistema se pueden alcanzar ahorros de entre el 5 % y el 20%, como resultado de llevar a cabo una adecuada gestión por parte de las Empresas. Sin embargo, los costes y ahorros que generalmente se han calculado no contemplan, en la mayoría de los casos, la gestión de prevención de riesgos laborales implícita a la propia gestión del inmueble. Esta gestión preventiva contiene dos elementos fundamentales: la coordinación de actividades empresariales (CAE) y las obras, generalmente sin proyecto, de reforma, acondicionamiento y mantenimiento. Ambas realidades suponen tanto una necesidad de planificación como una posible vía de penalización y sanción administrativa, por cuantías en ocasiones muy superiores al ahorro que se persigue con la ejecución del Facility Management.

Por tanto, un servicio completo de Facility ha de contemplar el análisis de las obligaciones y responsabilidades del cliente en CAE, la articulación de los documentos, procedimientos y mecanismos adecuados para la puesta al día tanto de las obligaciones de las instalaciones, en lo que a materia de autoprotección/evacuación y condiciones de trabajo se refiere, como de los derechos y medidas de seguridad de trabajadores, usuarios, inquilinos, visitas y público en general.

De cara a la delimitación de responsabilidades de su cliente, todo Manager debe saber cómo resolver estas cuestiones. Para ello es de crucial importancia que se asuma la necesaria gestión técnica y no administrativa de esta faceta del Facility, porque la normativa que subyace tras estas necesidades precisa de técnicos en prevención y en coordinación que le den vida y sentido al hecho meramente formal de los documentos, y que mantengan en nombre del empresario los necesarios medios de coordinación de actividades empresariales. Para ello se debe preparar un calendario de medidas y eventos preventivos planificables, junto con un sistema de atención a contingencias e implanificables (accidentes, emergencias, etc.), que satisfagan la necesidad legal de mantener unos activos operativos, listos para actuar en aquellos casos que la normativa les identifica como empresarios titulares de un de un inmueble, así como de una actividad económica.

Desde Genera Prevención ofrecemos servicios específicos de apoyo al Facility Manager en materia preventiva y de coordinación de actividades empresariales con el fin de dar respuesta a las necesidades tan complejas de este sector.