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El libro de incidencias ha sido hasta el momento el único medio de comunicación común a todos los agentes relacionados con la seguridad y salud en las obras de construcción.

La práctica inutilidad de esta herramienta se debía en gran parte a la obligación impuesta en el apartado 4º del art. 13 del 1627/97 de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción, donde se indicaba que efectuada una anotación en el libro de incidencias, el coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra o, cuando no sea necesaria la designación de coordinador, la dirección facultativa, estaban obligados a remitir, en el plazo de veinticuatro horas, una copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de la provincia en que se realizaba la obra.

Este hecho dejaba entre la espada y la pared al coordinador, ya que, si por un lado optaba por no escribir, estaba dejando sin cumplir las obligaciones de impartir las instrucciones por escrito cuando se referían a situaciones graves y muy graves, no velando por las responsabilidades de su cliente y, por otro lado sin embargo, si escribía de forma asidua, esto podría suponer continuas visitas de la inspección de trabajo.

Con la entrada en vigor del R.D. 1.109/2.007, se pone de manifiesto el hábito necesario de escritura en el Libro de Incidencias al eliminar la obligación de tener que remitir todas las anotaciones a la Inspección de Trabajo (Disposición final tercera, apartado 1), quedando limitada su remisión a las anotaciones relacionadas con riesgos graves e inminentes o con desobediencias a instrucciones previas, lo que permite la normal utilización del Libro de Incidencias.

la Guía técnica del INSHT para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción publicada en 2019, explica en relación con el artículo 13 del R.D. 1.627/1.997 sobre el Libro de Incidencias, que “…este libro debe ser un instrumento de utilización habitual en cualquier obra de construcción” dado que, además de los fines del mismo especificados en el artículo 14.1 del RD 1627/1997, tiene los correspondientes al control y seguimiento del Plan de Seguridad y Salud señalados en este artículo 13.

Por tanto, el Coordinador de Seguridad y Salud en Fase de Ejecución (CSSFE) deberá hacer uso del Libro de Incidencias para reflejar el control y seguimiento del Plan de Seguridad y Salud (PSS) elaborado por el/los Contratista/s, lo cual puede contemplar instrucciones y comentarios surgidos de esta labor.

En lo que se refiere a los criterios de la Inspección de Trabajo, sus protocolos de actuación en relación con la Gestión de Prevención en las Obras de Construcción, establecen como necesarios los registros que evidencien la impartición de instrucciones. Esta necesidad de constancia documental se ha traducido en propuestas de sanción por parte de la Inspección de Trabajo, cuando a su juicio no se ha hecho un uso adecuado y habitual del Libro y en última instancia en sentencias judiciales que han trasladado al Promotor sanciones por no haberse utilizado adecuadamente el Libro de Incidencias.

Ahora bien, en base a la experiencia de Genera Prevención, no resulta recomendable el uso de las habituales actas de visita en detrimento del Libro de Incidencias. Aunque mediante el uso de actas de visita se lleve a cabo la mencionada constancia documental, esta no siempre se realiza con la debida transparencia y accesibilidad a todos los agentes implicados con la seguridad y salud de la obra, puesto que estas actas no están reguladas y por tanto, su distribución y archivo es arbitrario; todo ello teniendo además en cuenta que carecen de la “oficialidad” y “fuerza” de la que si está dotado el Libro de Incidencias, convirtiéndose este en una herramienta extremadamente más útil para el coordinador de seguridad y salud, y por derivación, del Promotor de la obra.